Автоматизация оптовых продаж

Ведение оптовой торговли включает большое количество процессов, которые должны обрабатывать менеджеры и логисты компании ежедневно: начиная от заказа продукции и заканчивая годовым анализом всех проданных товаров.

Вследствие этого встречается ряд проблем, связанных с переносом данных из одной области в другую, подсчетом индивидуальных скидок для клиентов и инвентаризацией товара. Все это, в свою очередь, приводит к транспортным и административным издержкам.

Не стоит забывать про то, что отсутствие удобного механизма покупки ваших товаров понижает ваш рейтинг в сравнении с вашими конкурентами, а также ведет к оттоку клиентов, по причине того, что заказ товара становится чересчур сложным.

В данной статье мы рассмотрим главные проблемы данной темы, а также возможности для автоматизации продаж за счет внедрения B2B-портала.

Как происходит реализация оптовых продаж

Владельцы бизнесов, занимающиеся оптовой торговлей, имеют уже годами сложившийся механизм работы с покупателями. Он состоит из 6 этапов. Этот процесс охватывает все звенья в цепочке поставок, но подвержен влиянию человеческого фактора, который может приводить к ошибкам в документации, неправильным отгрузкам, понижению лояльности партнеров. Наглядно этот процесс представлен ниже.

1. Клиенты компании связываются с вашими менеджерами при помощи телефонных звонков, email-писем или мессенджеров
2. После получения точных данных от клиента, менеджер просматривает остатки на складе, чтобы узнать, имеется ли на складе нужное количество товаров.
3. Проверив наличие на складе, необходимо просчитать стоимость продукции для конкретного покупателя ведь для каждого имеется своя система скидок и спецпредложений.
4. Сформировав окончательные цены, менеджер готовит накладную и отправляет покупателю.
5. После получения аванса (если он предусмотрен), сотрудники компании переносят заказ в систему учета компании.
6. Выполнив заказ, стороны обмениваются документами.

Данный механизм работы с покупателями демонстрирует большое количество временных затрат, необходимых на оформление сделки, что приводит к сложностям в работе с клиентами при условии постоянного роста их числа, и как результат — невозможность масштабирования продаж. В следующем пункте речь пойдет об основных проблемах, которые встречаются в оптовых продажах при данном подходе.

5 основных проблем оптовых продаж

Согласно статистических отчетов, аналитики выделяют 5 главных причин, которые приводят к систематическим ошибкам в реализации оптовых продаж и оказывают негативное влияние на прибыль предприятия.

• Влияние человеческого фактора. Менеджер компании может плохо ладить с клиентом или долго реагировать на входящие заявки, это оказывает влияние на возможный отток потенциальных клиентов.

• Ошибки при формировании заказа/партии. При оформлении большого количестве товаров, вступает в игру человеческий фактор и риск допущения ошибки велик. Как итог, покупатель получит неправильный товар и лояльность его упадет.

• Постоянное обучение менеджеров. При появлении нового товара вы будете обязаны проводить тренинги с менеджерами, чтобы они могли правильно рассказать клиентам про уникальные свойства товара и как его продавать, что требует дополнительных административных затрат.

• Воровство и недочеты. Не стоит исключать возможность мошенничества и сговора. Менеджеры компании могут выставлять более низкую стоимость товара, завышать количество проданных товаров, при этом увеличивая свои бонусы.

• Сложности в подсчете индивидуальных скидок. Менеджер может ошибиться в подсчете точной скидки для клиента, так как для разных дистрибьюторов предназначена индивидуальная скидка, которая может изменяться в зависимости от типа пользователя и номенклатуры товара.

Как B2B-портал помогает автоматизировать оптовую торговлю

B2B-портал — это онлайн-платформа, на которой компания взаимодействует со своими покупателями (региональными и местными дистрибьюторами, оптовиками). Для каждого клиента создается личный кабинет с учетом персональных программ лояльности, скидок и схемы взаимодействия, также разрабатывается многофункциональный каталог и дополнительные модули в зависимости от потребностей бизнеса (отслеживание доставки, интеграция с 1С и CRM-системой, формирование ТТН, актов сверки, других документов, просмотр дебиторской задолженности и т.д.).

Главное предназначение B2B-портала — это повышение эффективности и скорости торговых отношений между покупателями и продавцом. За счет B2B-портала повышается не только скорость обработки каждой заявки но и точность в ведении товарооборота и складского учета, что дает компаниям возможность автоматизации оптового бизнеса.

Как происходит реализация оптовых продаж на B2B-портале

Данное IT-решение позволяет охватить и проанализировать всю цепочку оптовых продаж, начиная от поступления заявки и заканчивая получением товара клиентом.

Чтобы более детально ознакомиться с каждым этапом, давайте рассмотрим пример процесса заказа ниже:

1. 1. Личный кабинет. Для входа в рабочую область каждый сотрудник и покупатель, имеет свой логин и пароль с разграничением прав доступа только к той информации, которая необходима для выполнения их должностных обязанностей.

Для оптового дистрибьютора фармацевтических и косметических изделий был разработан б2б портал который вмещает несколько личных кабинетов (для дилера, для косметолога и для розничного покупателя). Каждому из них отображается разная цена в зависимости от персональной скидки. Более детально вы можете ознакомиться с проектом по
ссылке.

1. 1. Каталог товаров. В личном кабинете будет доступен каталог, где покупателю отображаются только те товары, которые есть в наличии. Цены на продукцию показываются с учетом персональной скидки для каждого покупателя.

1. 1. Расчет времени доставки. В случае распределенного хранения товаров, разрабатывается модуль, который просчитывает время доставки товара, в зависимости от наличия товара на ближайшем складе.

Данное решение было успешно разработано и внедрено на проекте “Pnevmat” (кликните для просмотра описания). Этот модуль собирает информацию об остатках товаров на украинском, польском и европейском складах и отображает, сколько времени займет доставка того или иного товара.

1. Оплата заказа. После формирования заказа, в зависимости от типа сотрудничества и условий, сумма задолженности будет записана на баланс покупателя, либо будет сгенерирован счет для оплаты.
2. Личный кабинет. В разделе “Заказы” будут доступны актуальные статусы обработки. Больше не потребуется звонить менеджеру и уточнять, когда будет доставка. Все отображается в режиме реального времени. Если товары будут отправляться с разных складов, то при обработке, заказ будет автоматически разделен на две отправки
3. Подписание документов. Все необходимые документы, подписанные ЭЦП, клиент сможет получить в разделе “Мои документы”. Там же можно заказать недостающую выписку по взаиморасчетам или любой другой документ, который подготовит и загрузит в кабинет бухгалтер компании в удобное для него время. При условии интеграции с 1С, документ может быть выгружен непосредственно из программы, без вмешательства бухгалтера. Документ, подписанный ЭЦП, можно скачать с соответствующей отметкой, таким образом он будет иметь юридическую силу оригинала.
4. Общение с менеджером. При возникновении каких-либо трудностей, покупатель может оставить обращение персональному менеджеру и получить быстрый ответ. Также по каждому заказу есть возможность отправлять клиенту письмо с просьбой оценить уровень обслуживания, что даст возможность руководству получать оперативную информацию о лояльности клиентов и работе своих сотрудников.

Описанный процесс обработки заказа наглядно демонстрирует, как автоматизация оптовой торговли ускоряет продажу товаров, минимизирует влияние человеческого фактора и повышает лояльность покупателей. Однако стоит заметить, что стоимость разработки индивидуального решения для вашей компании напрямую зависит от внутренних бизнес-процессов, которые нужно будет автоматизировать.

Что выбрать: готовое или индивидуальное решение?

При разработке B2B-портала стоит вопрос выбора между готовой системой (Битрикс24, Хорошоп, Agora) и собственной разработкой. Чтобы диджитализация оптовых продаж в вашей компании прошла успешно, нужно четко понимать особенности и недостатки того или иного решения.

Индивидуальное решение для B2B-портала

Преимущества:

• Кастомизация функционала. Индивидуальная разработка дает возможность реализации всех технических модулей, необходимых для решения ваших бизнес-задач.
• Быстродействие системы. Разработка архитектуры проекта с нуля обеспечит стабильную работу вашего портала на протяжении всего времени его функционирования. Это достигается за счет того, что программный код не будет наслаиваться друг на друга после добавления новых функциональных элементов, как это происходит при доработке уже существующих решений.
• SEO-модуль. В случае, когда ваш портал будет подразумевать взаимодействие не только с B2B (оптовыми), но и с B2C (розничными) клиентами, потребуется SEO-модуль, который должен будет вмещать современные требования к поисковому продвижению. Благодаря кастомизации функционала можно будет внедрить такие модули как автоматические генерирование мета-тегов для страниц и формирование посадочных страниц под каждый поисковой запрос.
• Детальная аналитика. За счет интеграции B2B-портала с системой учета товаров компания-продавец получит подробные статистические данные по продажам и сможет прогнозировать будущий спрос и оптимальное количество товаров необходимое для хранения на складе.

Недостатки:

• Стоимость проекта. Разработка индивидуального решения не подразумевает фиксированную оценку за проект, а требует детальную аналитику каждой проблемы и бизнес-задачи клиента. В зависимости от этих факторов формируется прогнозируемая цена за портал.
• Время разработки. В отличии от готовых решений, которые развертываются и программируются в течение нескольких недель, скорость создания портала с нуля зависит от технического задания к проекту и может занять несколько месяцев.

Готовое решение для B2B-портала

Преимущества:

• Универсальность. Уже готовые B2B-порталы подходят для мелких и средних компаний, бизнес-процессы которых имеют шаблонный вид: у них отсутствуют товарные склады в разных странах, небольшой ассортимент продукции, нет маркетинговых кампаний и персональных скидок для клиентов.
• Фиксированная стоимость. Компании, которые предоставляют готовые продукты на рынке, уже имеют установленную тарифную ставку, которая зависит от элементов, необходимых именно для вашего бизнеса.
• Быстрое развертывание. Для того чтобы запустить уже готовый портал потребуются несколько недель. Время зависит от объема базы ваших товаров и функционала который нужно настроить.

Недостатки:

• Привлечение программистов. После покупки готового решения нужно интегрировать портал с CRM-системой и системой учета товаров. Для решения этой проблемы придется нанимать программистов и оплачивать их услуги в зависимости от потраченного времени.
• Отсутствие кастомизации. В случае, когда ваш бизнес имеет сложную иерархическую структуру, большое количество бизнес-процессов, и их трудно адаптировать под функционал готового B2B-портала, то потребуется разрабатывать новые модули к уже существующей архитектуре.
• Скорость работы системы. После добавления нового функционала к уже существующему проекту могут возникнуть проблемы, связанные с работой сайта. Так происходит, потому что коробочное решение не подразумевало того или иного элемента функционала на этапе создания архитектуры и со временем, таких доработок становится множество и они начинают влиять на быстродействие системы.
• Отсутствие уникального дизайна. Как и все готовые решения, коробочный b2b портал подразумевает предоставление шаблонных дизайнов. Он будет выглядеть также, как и сотен других компаний, которые купили это решение.

Без детального анализа всего бизнеса сложно дать точный ответ на вопрос, какой вариант подойдет именно для вас, но стоить помнить о том, что автоматизация оптового бизнеса напрямую зависит от размеров и ниши в которой вы работаете.

Выводы

Благодаря переносу основных бизнес-процессов из оффлайн плоскости в онлайн, многие компании могут значительно снизить показатели административных затрат и повысить собственные продажи.

При выборе подрядчика для разработки b2b-портала стоит обратить внимание на то, что это комплексный и сложный проект, который не стоит отдавать компаниями не имеющем опыта в создании данного IT-продукта.

В нашей компании мы разрабатываем сложные веб-проекты, которые включают такие направления как: B2B-порталы, LMS, CRM и ERP системы, а также мобильные приложения.

Наши менеджеры помогут разобраться в бизнес-процессах, которые нужно будет автоматизировать и подберут самое оптимальное решение, для диджитализации оптовой торговли в вашей нише.