Интеграция ERP и документооборота
Организации часто используют сразу несколько программных решений для оптимизации бизнес-процессов. ERP-систему — для планирования ресурсов, ECM и СЭД — для ведения документооборота. Комплексная интеграция этих платформ неизбежно улучшает взаимодействие между внутренними отделами компании, а также сокращает управленческие, временные и финансовые затраты предприятия.
Преимущества интеграции
Правильно выстроенная логистика рабочих процессов — неотъемлемая составляющая успеха любого предприятия. Один из признаков отлаженной IT-инфраструктуры — синхронизированные ERP и ECM/СЭД системы.
Зачем интегрировать данные платформы:
- ERP и ECM-системы дополняют друг друга. Первая позволяет вести управление ресурсами предприятия и осуществлять управленческий учет в целом. Она может содержать информацию о наличии документов, но не подробности их содержания. Вторая же обеспечивает хранение, организацию и поиск документов. Для ECM-систем документ — это ключевой элемент. Но она не позволяет углубиться в суть других бизнес-процессов, таких как логистика, бухгалтерский учет или аналитика рекламных кампаний.
- В ECM можно обрабатывать документы из различных бизнес-цепочек. В противном случае они находились бы разрозненно в других приложениях или отдельных Excel-таблицах. С помощью ECM достигается автоматизация рутинных процессов, таких как маркировка первичных документов.
- Снижение расходов на обучение. Адаптация и настройка платформ класса ERP для всех бизнес-процессов предприятия — комплексная процедура, требующая выделения значительных ресурсов на обучение и сопровождение. ECM — гораздо менее громоздкое ПО, его интерфейс проще, а внедрение происходит быстрее и дешевле.
- Лицензии для корпоративного программного обеспечения обычно оплачиваются для каждого пользователя отдельно. Копии ECM и СЭД стоят меньше, чем лицензии более сложных систем. Поэтому для сотрудников, которые выполняют узкий набор функций, нет смысла покупать дорогие универсальные решения.
- Специализированные платформы, ведущие, например, бухгалтерский или управленческий учет, могут предоставить более глубокую аналитику на основе собираемых в ECM данных.
Способы интеграции
ERP и документооборот можно интегрировать с помощью трех способов:
- Сервисной шины (или ESB-платформы). Шина принимает данные с различных платформ, а также обрабатывает, перенаправляет, проверяет и сохраняет их;
- Кастомных решений, разработанных на заказ специально под ваше программное обеспечение;
- Коробочной синхронизации продуктов одного издателя. Пример: 1С с его Документооборотом и ERP-системой.
В пользу выбора последней модели играет возможность так называемой бесшовной синхронизации. В этом случае доступ к общим данным осуществляется через стандартный интерфейс одной из программ, как будто данные были введены в нее напрямую.
Как интегрировать решения от 1С
Чтобы настроить интеграцию этих продуктов, достаточно проделать 4 шага:
- Разместить базу данных СЭД от 1С на локальном сервере.
- Ввести адрес базы данных в разделе "НСИ и Администрирование" ERP системы.
- Определить правила обмена.
- Вывести интерфейс 1С:Документооборот на рабочий стол системы.
Как видите, для настройки такой синхронизации не нужно владеть навыками программирования. Достаточно базовых знаний системного администрирования. И это еще один аргумент, подталкивающий компании осуществить переход на платформы от единого разработчика.
На что обратить внимание
Одна из целей синхронизации — консолидация информации. Поэтому в системах не должны быть взаимоисключающие данные. Таким образом, первый шаг, который нужно сделать — определить, какие типы данных нужно синхронизировать, а какие оставить вне сферы интеграции.
Таким образом, интеграция не только решает проблему повторного ввода информации, но и приводит к тому, что все данные будет оставаться актуальной и не конфликтующей.
Вывод
Не имеет значения, какая система является центральной в организации процессов на предприятии. Это может быть CRM, ECM или другое ПО. На конфигурацию набора программ в значительной степени влияют отраслевые особенности и рабочая модель конкретной компании. Глубокая синхронизация этих программных решений позволяет добиться максимального эффекта от каждого из них. Среди преимуществ такого подхода: автоматизация полного цикла бизнес-процессов, аналитика на основе данных полученных из различных программ и экономия на закупке лицензий.
